Guía para nuevos clientes de negocios

Empiece a colaborar en un largo plazo de comercio al por mayor con Nakajima

NAKAJIMA SYOUJI CO., LTD ofrece servicios de compra y exportación de productos japoneses a proveedores al por mayor, distribuidores, empresas comerciales, minoristas físicos, operadores de tiendas en línea, vendedores de redes sociales con capacidad de ventas estables, creadores de contenido y operadores de comercio electrónico en vivo que tienen experiencia real en importaciones y capacidades de venta estables.

Nuestros negocios se basan en un modelo de colaboración B2B a largo plazo que combina pagos anticipados y límites de compra. Una vez que el nuevo cliente complete la revisión de su solicitud y realice el primer pago anticipado, puede comprar mercancía en inventario o reservar productos según las ofertas; a medida que se acumulen los registros de transacciones, Nakajima puede considerarlo un cliente maduro e iniciarle el acceso al sistema SFE y el proceso de cotizaciones sin necesidad de confirmación por pedido individual.

Este manual se refiere a los días laborables como los días laborales japoneses, excluyendo fines de semana y festivos legales. Todas las cotizaciones, facturas, pagos, tarifas de envío y devoluciones se realizarán en yenes japoneses.

Proceso de transacción

1. Presentar la solicitud de primer pago anticipado

Por favor, proporcione los siguientes documentos al presentar la solicitud:

• Nombre y dirección registrada de la empresa
• Nombre del responsable, número telefónico y correo electrónico de contacto
• Número estimado de envíos en el primer año y monto estimado de compras
• Monto estimado del primer pago anticipado
• Método de envío y condiciones comerciales planificados
• Dirección de recepción

Nakajima busca socios a largo plazo, recomienda que el monto de compra anual del cliente no sea inferior a 1,000,000 JPY, y que haya al menos 3 envíos cada año. Este es el estándar de recomendación para la cooperación a largo plazo, no un umbral obligatorio de envío del formulario web; no se debe solicitar el primer pago anticipado a los clientes que se espera que no alcancen este estándar.

Nakajima revisará los documentos de solicitud, las capacidades de ventas, la experiencia en importaciones y la adecuación para una colaboración a largo plazo. Se pueden solicitar documentos adicionales como pruebas de registro de la empresa, páginas de ventas, pruebas de importaciones o permisos requeridos por el país de destino. La revisión puede tardar hasta 10 días hábiles. Los resultados de la revisión se clasificarán en: aprobado, necesidad de suplementación de información o rechazo.

Una vez aprobada la solicitud, Nakajima enviará manualmente sus cuentas bancarias y las instrucciones para el pago inicial. La presentación de la solicitud no implica que se haya establecido una relación comercial ni garantiza la disponibilidad o precio de cualquier producto.

2. Pagar la prima inicial de compra

La prima inicial de compra mínima es 200,000 yenes, pero los clientes también pueden pagar una cantidad mayor. El pago se realizará mediante transferencia bancaria, con las comisiones bancarias a cargo de cada parte.

Por favor, proporcione con precisión el nombre de la empresa solicitante, el contacto, el correo electrónico registrado y el monto del pago en los documentos de transferencia. El sujeto legal de la empresa en los documentos de solicitud debe ser el mismo que el nombre nominal para la transferencia bancaria. Los primeros pagos anticipados y las transferencias posteriores deben realizarse desde una cuenta en el nombre de la misma entidad empresarial, no se aceptarán cuentas personales, otras empresas o cuentas de terceros. Nakajima registrará el monto real recibido en el banco como saldo de compra anticipada para el cliente y enviará un confirmatorio de recepción y saldo dentro de los 3 días hábiles después del pago.

Prima inicial de compra:

• Se puede utilizar para el pago de mercancías y las tarifas de envío internacional
• No tiene una fecha de vencimiento
• No se cobra interés
• Sólo pertenece a la empresa solicitante y no puede ser transferida a otras empresas o personas
• Puede aumentarse en cualquier momento según las necesidades futuras de compra
• No implica que Nakajima garantice la disponibilidad, el precio o los plazos de entrega de los productos

3. Obtención de límites de compra y reservas

Una vez realizado el anticipo mínimo inicial, los nuevos clientes disponen de un límite de compra y reserva calculado sobre el saldo de compra prepagado restante. Este límite es el máximo del crédito conjunto para compras de existencias y productos reservados.

Método de cálculo:

Límite de compra y reservas = saldo pendiente del anticipo restante × 400% + monto acumulado pagado por productos históricos × 10%

Por ejemplo: cuando un nuevo cliente paga 200,000 JPY y no tiene registros de transacciones, inicialmente puede obtener un límite total de compra de mercancías en efectivo y artículos reservados de hasta 800,000 JPY.

Si el cliente recibe todos los productos de 800,000 JPY que ha comprado y reservado, los 200,000 JPY de pago anticipado se utilizarán para el precio de la mercancía, y el cliente deberá pagar los restantes 600,000 JPY. Una vez completada la liquidación, el saldo anticipado será cero, la cantidad acumulada de pagos históricos por productos será de 800,000 JPY, por lo que el límite de compra y reserva para la próxima vez será de 80,000 JPY. El cliente también puede añadir más pago anticipado para aumentar el límite disponible.

Al confirmar el pedido, la cantidad estimada de los productos se ocupará primero del límite de compra y reservas; una vez que los productos lleguen a la almacén de Nakajima, se realizará el cálculo según la cantidad real recibida y el precio aplicable. Si el límite es insuficiente, el cliente deberá añadir un anticipo adicional antes del inicio de la compra.

4. Cotización y pedido

Nakajima puede adquirir artículos de más de 700 agencias y proveedores, cubriendo más de 500,000 productos JAN. La mayoría de los sitios web de las fábricas pueden proporcionar información sobre el precio de los artículos. Nakajima también puede proporcionar información sobre el inventario, plazos de entrega, planes de producción (aceptando pedidos), ajustes de artículos, ajustes de precios, descuentos y liquidaciones de productos de algunas fábricas. La mayoría de la información se abre a través de un disco de compartición designado y el sistema SFE; los nuevos clientes no recibirán toda la información inmediatamente, pueden consultar la información disponible actualmente a través del correo electrónico registrado.

Al enviar un pedido, los nuevos clientes deben proporcionar:

• JAN
• Nombre del producto
• Cantidad de pedido

La cotización de Nakajima generalmente incluye el precio unitario, la validez de la cotización y una fecha de entrega aproximada. La validez de la cotización es uniforme durante 7 días. La fecha de entrega aproximada solo indica un rango de tiempo estimado y no garantiza la fecha de llegada.

El cliente puede confirmar la cotización a través del correo electrónico registrado o el disco compartido designado. Una vez confirmada, Nakajima comenzará con la compra; los pedidos ya confirmados y en proceso de compra no se pueden cancelar.

Los inventarios, precios, cantidades mínimas de pedido y tiempos de entrega pueden cambiar. Nakajima no ajustará los precios por sí misma o a su arbitrio; las fluctuaciones en la tasa de cambio del yen y las políticas de las fábricas pueden llevar a que las fábricas ajusten unilateralmente sus precios, lo cual generalmente se notifica o actualiza simultáneamente en sus sitios web. Los clientes deben prestar atención a los avisos de ajuste de precios de las fábricas. En la mayoría de los casos, el sistema de nube compartida designado y SFE publicarán esta información con antelación; sin embargo, Nakajima no puede garantizar que todas estas notificaciones estén al 100% sincronizadas con cada cliente. Cuando las fábricas ajusten sus precios después de confirmar la orden, no se requiere una nueva cotización o confirmación adicional; todo dependerá del precio y entrega real.

Para cada pedido posterior, no se establece un monto mínimo de pedido adicional; sin embargo, la cantidad del producto debe cumplir con las cantidades mínimas o unidades de envío publicadas por el fabricante. La cantidad recibida real puede ser mayor que la indicada por el cliente, y el pago se realizará según la cantidad real recibida.

5. Proceso para clientes maduros

Los clientes que pueden estimar el monto del pedido por sí mismos, basándose en los precios de venta al público y descuentos fijos publicados por el fabricante, sin necesidad de cotizar cada pedido, se consideran clientes maduros según la aprobación de Nakajima.

SFE es un sistema de gestión de pedidos por cuenta propia desarrollado, mantenido y actualizado continuamente por Nakajima, que se ofrece a los clientes maduros para su uso autónomo. Actualmente, los clientes pueden consultar la disponibilidad de mercancía, facturas y facturas históricas en SFE; sin embargo, no pueden enviar pedidos a través de SFE temporalmente. Todas las solicitudes se presentan uniformemente a través de un disco de nube de red designado.

Nakajima es responsable del contenido del sistema que publica, mantiene y actualiza en SFE.

Clientes maduros:

• Enviar pedidos a través del disco compartido designado
• Una vez enviado, se considera una confirmación formal; Nakajima puede comenzar con la compra sin necesidad de cotizar nuevamente.
• Estimar el monto del pedido por sí mismos, pero el monto final dependerá del monto real
• Obtener acceso de inicio de sesión al sistema SFE
• Puede consultar la situación de recepción y las facturas en el sistema SFE, incluyendo facturas históricas

Las cuentas de SFE están limitadas al uso por la empresa solicitante y los contactos designados; no se pueden transferir ni compartir con terceros. Si SFE está temporalmente inactivo, no se proporciona otro canal para reemplazar su función de consulta.

6. Recepción, facturación y pago

La confirmación de recepción en el almacén de Nakajima solo verifica el número de identificación del artículo (JAN) y la cantidad, no se realiza ninguna inspección de calidad, funcionalidad o integridad del producto. Si el número de identificación del artículo es consistente, incluso si el fabricante cambia el empaque, color, especificaciones o accesorios, los productos serán entregados según los productos recibidos.

Nakajima prepara las facturas según las llegadas reales y teniendo en cuenta las solicitudes del cliente. No existe un ciclo fijo para la facturación por lotes o consolidada. Nakajima decide en última instancia cuándo se prepara cada factura. Los productos se liquidan según la cantidad realmente recibida y el precio aplicable. El cliente debe pagar dentro de los 3 días laborables en Japón posteriores a la notificación del importe adeudado. Si no puede pagar dentro del plazo, debe ponerse en contacto con Nakajima lo antes posible para confirmarlo y explicar la situación.

El pago de transferencias internacionales se considera a tiempo según la fecha y hora en que el banco genera la constancia de pago, no según la fecha en que los fondos lleguen posteriormente al banco de Nakajima. El cliente debe presentar la constancia de pago dentro del plazo establecido a través del canal designado.

Si el cliente demora repetidamente sin justificación el pago, Nakajima puede terminar la colaboración unilateralmente. Todas las órdenes confirmadas y programadas deben completarse y facturarse antes de poder devolver el saldo restante del primer pago anticipado.

7. Cambios en la entrega y productos reservados

• Cuando el proveedor retrasa la entrega, generalmente no se puede cancelar un pedido confirmado.
• Aunque los nuevos productos se hayan lanzado en otros canales del mercado o los artículos populares se hayan vuelto a vender, no se puede cancelar un pedido confirmado por el cliente solo porque la mercancía ya esté circulando en otros canales. Al confirmar un pedido, el cliente acepta entender y aceptar las diferencias de tiempo de entrega causadas por factores como el orden de suministro del fabricante, la cantidad de suministro y las diferencias regionales; se debe formular una planificación de compras y ventas razonable en función de esto. Se excluyen los casos en que el fabricante detiene su producción o cancela el suministro, lo cual cumple con las reglas existentes para la cancelación automática.
• Si el proveedor detiene su producción o cancela la entrega, las partes no recibidas se cancelan automáticamente y los montos relacionados se restablecen al saldo de compras previas pagadas por adelantado del cliente.
• Si la cantidad real recibida es menor que la confirmada, las partes no recibidas generalmente se mantienen como pedidos reservados.
• Cuando el producto original no puede ser suministrado, Nakajima generalmente no ofrece sugerencias de productos alternativos.
• Si el cliente envía un pedido incorrecto, puede negociar la modificación con Nakajima antes de que comience la compra; no se puede cancelar después de que comienza la compra.

Mientras las mercancías pendientes de unificar envíos permanezcan dentro del saldo y el límite de compras previas pagadas por adelantado del cliente, no se establece un plazo uniforme para su almacenamiento.

8. Embalaje y transporte internacional

Una vez que las mercancías están listas o el cliente decide enviarlas, Nakajima realiza el empaquetado e informa del costo final de transporte internacional. El costo de transporte internacional puede ser deducido del saldo previamente pagado por adelantado; si el saldo es insuficiente, el cliente debe abonar la diferencia antes del envío.

El transporte marítimo generalmente se realiza bajo la condición FOB (Free On Board, entrega en el barco), con un puerto de embarque en Japón especificado en las ofertas o los planes de envío. El transporte internacional por correo generalmente se realiza bajo la condición EXW (Ex Works, entrega en la fábrica), con un almacén de Nakajima en Japón como el lugar de entrega; el lugar exacto de entrega se determina según las ofertas o los planes de envío. Las condiciones comerciales adicionales pueden negociarse y determinarse según las necesidades reales.

Los métodos de transporte aéreo más comunes son DHL y FedEx. Nakajima proporciona una tarifa de envío pública, y los clientes también pueden utilizar sus propias cuentas de DHL o FedEx. Otros métodos de transporte aéreo u otros medios de transporte se pueden negociar y arreglar según las necesidades reales. El transporte marítimo utiliza grandes empresas de transporte marítimo con una red internacional de servicios; la empresa de transporte, el itinerario, los puertos, el tiempo de transporte y los costos se determinan según los arreglos realizados. El método final de transporte y el transportista son decididos por el cliente, y los costos del transporte son asumidos por el cliente.

Los documentos de envío estándar incluyen el formulario de pedido, la factura comercial y la lista de embalaje. El certificado de origen puede tramitarse por separado según las circunstancias y tiene un coste adicional de 1,650 JPY por ejemplar. El seguro de transporte solo se contrata a petición del cliente y corre por su cuenta.

El empaquetado, los materiales de empaque común y la fortaleza especial no se cobran adicionalmente. Si las mercancías no pueden ser enviadas juntas, el cliente puede elegir esperar para unificar los envíos o enviarlas en partes; los costos adicionales del transporte internacional por envío parcial son asumidos por el cliente.

Los aranceles de importación, los impuestos al valor aduanero, los costos de aclaración y los costos de entrega locales son asumidos por el cliente; no se deducen del saldo previamente pagado por adelantado.

9. Riesgos de transporte y reclamaciones

Una vez que las mercancías son entregadas a un transportista internacional, el riesgo de pérdida o daño se traslada al cliente; en caso de problemas reales, los dos partes pueden resolverlos según la situación. Nakajima supervisará continuamente el progreso del transporte hasta que las mercancías lleguen y comunicarse con el cliente si se descubre o confirma una posible pérdida.

El cliente es responsable de presentar reclamaciones por transporte a los transportistas o seguridades; Nakajima proporcionará asistencia necesaria durante todo el proceso. Las pruebas de reclamación se determinan individualmente según las exigencias de los transportistas o seguridades.

Si los bienes recibidos presentan daños en el transporte, errores de JAN o diferencias en la cantidad, el cliente debe informar al respecto dentro de los 2 días hábiles siguientes a la recepción. Si no se entrega todo el lote, no se calculará el plazo fijo desde la fecha de recepción; las partes se comunicarán regularmente según las circunstancias reales de logística.

Si el cliente no ha comprado seguro, o si la compensación de los transportistas o seguridades es insuficiente, Nakajima no asumirá la diferencia en la compensación; sin embargo, las dos partes pueden resolverlo mediante negociaciones. El monto de la compensación pagada por los transportistas o seguridades se incluirá en su totalidad en el saldo previamente pagado por adelantado del cliente. Durante el período continuo de cooperación, no se devolverá este importe a través de un banco.

10. Defectos de fabricación, devoluciones y atención al cliente

Las deficiencias en la fabricación no están sujetas a un plazo de 2 días hábiles después del recepción para informarlas. El cliente debe contactar a Nakajima una vez que detecte el problema, y se resolverá según el producto, la deficiencia y el método de resolución adoptado por la fábrica.

Antes de devolver los productos al cliente, es necesario obtener el consentimiento por escrito de Nakajima. Las exigencias para el empaque, las etiquetas y los accesorios adjuntos, así como la cantidad, el método y el tiempo del reembolso después de confirmar la deficiencia, se determinarán según las circunstancias específicas. También se determinará por partes si se devolverá el costo original de envío internacional, los aranceles de importación y los costos de devolución.

Si el cliente cambia su intención de compra, realiza un pedido incorrecto o por cualquier otra razón causada por el cliente, no se aceptarán devoluciones ni intercambios.

11. Cumplimiento aduanero e importación

La legalidad de la importación, venta y uso en el país de destino, así como las responsabilidades de aprobación o certificación, se confirman mediante negociaciones según los requisitos específicos del producto y del país de destino. Nakajima no garantiza que pueda proporcionar informes de pruebas, certificados de conformidad u otros documentos especiales requeridos por el país de destino.

Nakajima rechaza claramente la declaración falsa del valor de las mercancías, así como la declaración falsa del nombre, cantidad, origen o cualquier otra información aduanera.

Si las mercancías son retenidas, devueltas, confiscadas o destruidas por la aduana debido a las leyes del país de destino, la falta de permisos o certificaciones del cliente, Nakajima no asume responsabilidad ni costos relacionados. Si los problemas con la aduana se originan por errores en las facturas comerciales, recibos de empaque o documentos de declaración realizados por Nakajima, las dos partes resolverán el problema mediante negociaciones.

12. Termino de la cooperación y devolución del saldo

Cuando un cliente solicite terminar la colaboración, debe presentar una solicitud por escrito a través del correo electrónico registrado. Los productos que no han llegado y cuya cancelación se ajusta a las reglas de cancelación automática existentes (como el cierre de fábrica o la suspensión de suministro) se tratarán según dichas reglas; además, todos los pedidos confirmados y programados deben recibir sus mercancías antes de que puedan completarse todas las facturas.

Finalizado el cálculo final, Nakajima realizará el reembolso del saldo restante de la compra anticipada dentro de 7 días hábiles después de la finalización. El reembolso se realizará en yenes y, en principio, solo a una cuenta bancaria en nombre de la empresa que solicitó; los gastos de reembolso e honorarios bancarios intermedios serán asumidos por el cliente.

Durante el período continuo de cooperación, los retrasos en la entrega del proveedor, cancelaciones de suministro, compensaciones por transporte o otros reintegros se registrarán en el saldo previamente pagado por adelantado; no se devolverán a través de transferencias bancarias.

13. Notificaciones, responsabilidad y resolución de disputas

La información enviada al correo electrónico registrado del cliente, la nube compartida designada o el sistema SFE se considera una notificación formal. El cliente tiene la responsabilidad de confirmarla a tiempo. Los cambios en el nombre de la empresa, los contactos, las direcciones de correo electrónico u otros datos bancarios para devoluciones deben ser informados por escrito y entrarán en vigor después de la aprobación por Nakajima.

Cuando el cliente proporciona información falsa, mantiene un pago a largo plazo incumplido, hace solicitudes ilegales, viola las regulaciones de exportación o importación, o causa una ruptura severa de la relación comercial, Nakajima puede terminar unilateralmente la cooperación.

En caso de retrasos o incumplimientos causados por desastres naturales, guerras, pandemias, huelgas, paralizaciones de fábricas, interrupciones en el transporte, medidas aduaneras u otros motivos que Nakajima no puede controlar, Nakajima no asume responsabilidad alguna. Nakajima tampoco asumirá la pérdida de beneficios por ventas secundarias, daños a la reputación del cliente o otras pérdidas indirectas; si el cliente ya ha sufrido o está en peligro de sufrir una pérdida, Nakajima mantendrá simultáneamente la información relevante.

En caso de controversias, las partes deben resolverlas mediante negociaciones. Si las negociaciones no son exitosas, la jurisdicción será competencia del tribunal con competencia en Tokio, Japón.

¿Está listo para comenzar a cooperar?

Por favor, presente primero la solicitud de primer pago anticipado y complete los detalles de su empresa, el número estimado de envíos en el primer año, el monto estimado de compras, el monto del primer pago anticipado, el método de envío y las condiciones comerciales planificadas, así como la dirección de recepción. Una vez aprobada la revisión, Nakajima enviará instrucciones sobre el primer pago anticipado y los detalles bancarios.

Primer anticipo de compra: mínimo JPY 200,000

Recomendaciones de cooperación: El monto de compra anual no debe ser inferior a 1,000,000 JPY, y no menos de 3 envíos al año

La presentación de la solicitud no garantiza su aprobación. Durante la revisión pueden solicitarse documentos o explicaciones adicionales. Los clientes aprobados recibirán por correo electrónico la factura de solicitud del primer anticipo.