Guide pour les nouveaux clients

Commencez une collaboration à long terme en gros avec Nakajima

NAKAJIMA SYOUJI CO., LTD propose des services d'achat et d'exportation de produits japonais aux importateurs étrangers à l'échelle de gros, distributeurs, entreprises commerciales, commerçants physiques, vendeurs sur des plateformes en ligne, ainsi qu'aux vendeurs sur les réseaux sociaux, créateurs de contenu et opérateurs d'e-commerce en direct qui ont une capacité de vente stable.

Notre transaction se fait en combinant un paiement initial des achats et un plafond d'achat dans un partenariat à long terme B2B. Après l'examen de l'inscription et le premier paiement initial, les nouveaux clients peuvent passer commande pour du stock ou des articles réservés selon les devis ; avec la accumulation des enregistrements de transaction, Nakajima peut reconnaître ces clients comme des clients matures et leur accorder l'accès aux systèmes SFE ainsi que le processus d'offres sans passation par lot.

Le terme « jour ouvrable » dans ce guide fait référence aux jours ouvrables au Japon, excluant les week-ends et les jours fériés japonais. Toutes les offres, factures, paiements de marchandises, frais de transport et remboursements sont effectués en yens.

Processus de transaction

1. Soumettre une demande de transaction

Veuillez fournir les informations suivantes lors de la soumission de votre demande :

• Nom et adresse de l'entreprise enregistrée
• Attestation d'enregistrement de l'entreprise
• Contact, adresse e-mail pour enregistrement et autres moyens de contact
• Site web de l'entreprise, boutique en ligne ou pages de vente sur les réseaux sociaux
• Pays principaux de vente, canaux de distribution et catégories de produits
• Montant prévu d'achat
• Expérience réelle d'importation
• Autorisations d'importation ou autres preuves requises par le pays de destination (si applicable)

Nakajima examinera les documents de demande, la capacité de vente, l'expérience d'importation et la pertinence pour une collaboration à long terme. L'examen peut prendre jusqu'à 10 jours ouvrables. Les résultats de l'examen sont classés en : accepté, nécessité de complémentaires informations ou refus.

Après l'examen positif, Nakajima vous enverra manuellement les détails de votre compte bancaire et des instructions pour le premier paiement initial. La soumission d'une demande ne signifie pas que la relation commerciale est établie et ne garantit ni l'approvisionnement en marchandises ni leurs prix.

2. Effectuer le premier paiement initial des achats

Le montant minimum de l'acompte d'achat initial est de 200,000 JPY, le client peut également payer un montant plus élevé. Les fonds sont payés par virement bancaire, et chaque partie supporte les frais de traitement facturés par sa propre banque.

Veuillez indiquer le nom de l'entreprise enregistrée, le contact et l'e-mail pour l'enregistrement ainsi que la somme du virement dans les informations de transfert. Nakajima inscrira le montant réellement reçu par son compte bancaire au crédit du solde des achats prépayés et vous enverra une confirmation d'arrivée et du solde dans un délai maximum de 3 jours ouvrables après le versement.

Paiement initial des achats : Il peut être utilisé pour le paiement de marchandises et les frais de transport international; il n'a pas d'échéance; il ne rapporte aucun intérêt; il appartient uniquement à l'entreprise enregistrée et ne peut pas être transféré à d'autres entreprises ou individus; il peut être ajouté à tout moment selon les besoins futurs de l'achat.

• Il peut être utilisé pour le paiement de marchandises et les frais de transport international
• Il n'a pas d'échéance
• Il ne rapporte aucun intérêt
• Il appartient uniquement à l'entreprise enregistrée et ne peut pas être transféré à d'autres entreprises ou individus
• Il peut être ajouté à tout moment selon les besoins futurs de l'achat
• Il ne garantit pas la disponibilité des marchandises, leurs prix ou le temps de livraison chez Nakajima

3. Obtention d'un plafond de commande et de réservation

Après le versement minimum initial, de nouveaux clients peuvent obtenir un plafond de commande et de réservation basé sur l'équilibre restant du paiement anticipé. Ce plafond est la somme totale utilisée pour les commandes à la demande et les réservations, et ne s'agit pas d'un financement supplémentaire versé aux clients ou un prêt.

Méthode de calcul :

Plafond de commande et de réservation = équilibre restant du paiement anticipé pour les commandes à la demande × 400% + montant total des paiements historiques pour les articles × 10%

Par exemple : lorsqu'un nouveau client verse 200,000 JPY et n'a aucune transaction enregistrée, il peut obtenir initialement une limite totale de 800,000 JPY pour l'achat de marchandises en stock et la réservation de produits.

Si le client reçoit tous les biens achetés et réservés de 800,000 JPY, les 200,000 JPY d'acompte seront utilisés pour le paiement des marchandises, et le client devra payer les 600,000 JPY restants. Après le règlement, le solde d'acompte sera nul, le montant total des paiements passés pour les marchandises sera de 800,000 JPY, et par conséquent, le plafond d'achat et de réservation pour la prochaine fois sera de 80,000 JPY. Le client peut également ajouter un acompte d'achat pour augmenter le plafond disponible.

Lorsque le client confirme la commande, l'estimated amount des articles est d'abord prélevé sur le plafond de commande et de réservation. Une fois les articles arrivés au dépôt de Nakajima, ils sont facturés en fonction du nombre réellement reçu et du prix applicable. Si le plafond n'est pas suffisant, le client doit ajouter un paiement anticipé avant le début des commandes.

4. Offres et commande

Lorsque de nouveaux clients soumettent une commande, ils doivent fournir :

• JAN
• Nom du produit
• Quantité commandée

Les offres de Nakajima indiquent généralement le prix unitaire, la période d'offre et une date approximative de livraison. La période d'offre est uniformément de 7 jours. Les dates de livraison sont uniquement des estimations et ne garantissent pas les dates réelles de livraison.

Les clients peuvent confirmer l'offre via leur adresse e-mail enregistrée ou un disque partagé. Une fois la confirmation reçue, Nakajima commence à commander ; les commandes déjà confirmées et en cours de commande ne peuvent pas être annulées.

Les stocks, les prix, les quantités minimales et les délais de livraison des fabricants peuvent changer. Si le prix change après la confirmation de la commande, il n'est pas nécessaire de refaire une offre ou de confirmer à nouveau ; l'offre finale est basée sur les conditions réelles d'achat et de livraison.

Les commandes ultérieures n'ont pas de montant minimum supplémentaire, mais la quantité des articles doit correspondre aux quantités minimales ou unités d'emballage publiées par le fabricant. Le nombre réellement reçu peut être supérieur à celui indiqué par le client ; les paiements sont calculés en fonction du nombre réellement reçu.

5. Processus pour des clients établis

Les clients qui peuvent estimer l'amount de leur commande en fonction des prix de vente publics et des remises fixes publiés par le fabricant, sans avoir besoin d'obtenir une offre pour chaque commande, peuvent être reconnus comme des clients établis par Nakajima.

Clients établis :

• Soumettre une commande via un disque partagé spécifié
• La confirmation est effective dès la soumission ; Nakajima peut commencer à commander sans avoir besoin de refaire une offre.
• Estimer l'amount de leur commande en fonction des estimations, mais le montant final est basé sur les conditions réelles d'achat.
• Obtenir l'accès au système SFE
• Vérifier les informations de livraison et les factures, y compris les factures historiques, via le système SFE.

La fonction de recherche d'équilibre restant du paiement anticipé dans SFE est toujours en cours de développement et n'est pas encore ouverte aux clients. Les comptes SFE sont réservés pour les sociétés demandantes et leurs contacts spécifiques, ne peuvent être transférés ni partagés avec des tiers. Lorsque SFE n'est pas disponible, aucune autre fonctionnalité de recherche alternative n'est fournie.

6. Livraison, facturation et paiement

La confirmation de réception au dépôt de Nakajima vérifie uniquement le JAN et la quantité, sans effectuer de tests sur la qualité, les fonctionnalités ou l'intégrité des articles. Les articles sont livrés conformément aux articles reçus même si le fabricant change d'emballage, de couleur, de spécifications ou d'accessoires.

Nakajima établira la facture en fonction de la quantité réceptionnée. Les marchandises seront facturées selon la quantité réceptionnée et le prix applicable. Le client devra effectuer le paiement dans les 3 jours ouvrables suivant la notification du montant dû.

Le paiement par transfert international est considéré comme effectué à la date et heure indiquées sur le voucher de transfert généré par l'banque, et non au moment où les fonds atteignent le compte bancaire de Nakajima. Les clients doivent soumettre le voucher de transfert via les canaux spécifiés dans les délais impartis.

Si le client ne paie pas après plusieurs rappels manuels, Nakajima peut mettre fin à la collaboration unilatéralement. Les commandes déjà confirmées et réservées doivent être complètes et facturées avant de pouvoir obtenir un remboursement du solde restant du paiement anticipé.

7. Changements de livraison et produits réservés

• Lorsque le fabricant reporte la livraison, l'acheteur ne peut généralement pas annuler les commandes déjà confirmées.
• Lorsque le fabricant arrête la production ou annule la livraison, les produits non reçus sont automatiquement annulés et les montants concernés sont rétablis dans l'équilibre de paiement initial de l'acheteur.
• Lorsque la quantité reçue est inférieure à celle confirmée, les produits non reçus sont généralement conservés comme des commandes réservées.
• Lorsque le produit original ne peut pas être fourni, Nakajima n'offre généralement aucune suggestion de remplacement.
• Lorsque l'acheteur soumet une commande erronée, il peut discuter avec Nakajima pour la modifier avant le début de la commande ; après le début de la commande, elle ne peut pas être annulée.

Tant que les produits en attente de livraison sont dans le cadre du solde initial d'achat et des limites d'achat de l'acheteur, ils n'ont pas de période de conservation uniforme.

8. Emballage et transport international

Une fois que les produits sont prêts ou que l'acheteur décide de faire livrer, Nakajima effectue l'emballage et informe le coût final du transport international. Les frais de transport peuvent être déduits du solde initial d'achat ; si ce solde est insuffisant, l'acheteur doit compléter le paiement avant la livraison.

Nakajima peut recommander des modes et transporteurs internationaux, mais la décision finale et le paiement relèvent de l'acheteur. Les documents standard d'accompagnement comprennent une facture d'achat, un bon de commande et une liste de fret ; les preuves d'origine peuvent être obtenues selon les circonstances. L'assurance de transport est uniquement organisée sur demande de l'acheteur, le coût étant à sa charge.

L'emballage, les matériaux d'emballage standard et l'ajustement spécial ne sont pas facturés séparément. Lorsque les produits ne peuvent pas être expédiés ensemble, l'acheteur peut choisir de continuer à attendre la livraison combinée ou de faire une expédition partielle ; les frais supplémentaires de transport international dus à cette expédition partielle sont à sa charge.

Les droits d'importation, la taxe sur les importations, les frais de dédouanement et les frais locaux de livraison sont à la charge de l'acheteur ; ils ne peuvent pas être déduits du solde initial d'achat.

9. Risques de transport et réclamations

Le risque de perte ou de dommage transfère à l'acheteur après la livraison des produits au transporteur international ; en cas d'incident réel, les deux parties peuvent toujours négocier une solution selon les circonstances. Nakajima surveille continuellement le suivi logistique jusqu'à l'arrivée du produit et communique avec l'acheteur dès qu'une perte potentielle est détectée ou confirmée.

L'acheteur est responsable de la réclamation de transport auprès du transporteur ou de l'assureur ; Nakajima fournit une assistance nécessaire tout au long du processus. Les preuves de réclamation sont déterminées individuellement selon les exigences du transporteur ou de l'assureur.

Si des dommages de transport, des erreurs de JAN ou des différences de quantité sont détectés après la réception, l'acheteur doit signaler cela dans les 2 jours ouvrables suivant la réception. Lorsque le lot entier n'est pas livré, ce délai ne commence pas à courir à partir de la date de réception ; les deux parties communiquent en fonction des circonstances logistiques.

Si l'acheteur n'a pas acheté d'assurance, ou si le remboursement par le transporteur ou l'assureur est insuffisant, Nakajima ne prend pas en charge la différence de remboursement ; les deux parties peuvent toujours négocier une solution. Le remboursement effectué par le transporteur ou l'assureur sera intégralement déduit du solde initial d'achat de l'acheteur. Pendant la continuation des relations commerciales, ce remboursement ne sera pas effectué via un établissement bancaire.

10. Défauts de fabrication, retours et après-vente

Les défauts de fabrication ne sont pas limités par une période de 2 jours ouvrables après la réception. L'acheteur doit contacter Nakajima dès qu'il détecte un problème, et les deux parties négocient une solution en fonction du produit, du défaut et des mesures prises par le fabricant.

Avant de retourner les produits, l'acheteur doit obtenir l'accord écrit de Nakajima. Les exigences concernant la conservation des emballages, étiquettes et pièces jointes, ainsi que le montant, la méthode et le temps du remboursement après la confirmation du défaut, sont négociés en fonction des circonstances. L'acheteur et Nakajima déterminent également s'il faut rembourser les frais de transport international initiaux, les taxes d'importation et les frais de retour.

Si l'acheteur change d'avis sur la commande, fait une erreur dans sa commande ou pour toute autre raison due à l'acheteur, il ne peut pas retourner ou échanger les produits.

11. Conformité d'importation et douanes

La légalité d'importation, de vente et d'utilisation dans le pays d'importation, ainsi que la responsabilité en matière d'autorisation ou de certification, sont confirmées par négociation selon les spécificités du produit et des exigences du pays d'importation. Nakajima ne garantit pas qu'elle pourra fournir des rapports d'essais, des certificats de conformité ou d'autres documents spéciaux requis par le pays d'importation.

Nakajima refuse clairement toute déclaration de valeur de marchandise fausse ou d'informations douanières telles que le nom, la quantité, l'origine et autres informations concernant les marchandises.

Si les marchandises sont retenues, renvoyées, saisies ou détruites en raison des réglementations du pays d'importation ou de l'absence d'autorisation ou de certification de la part de l'acheteur, Nakajima ne prend pas en charge ces responsabilités et frais; si les problèmes douaniers sont causés par des erreurs dans les factures commerciales, les listes de fret ou les documents déclaratifs établis par Nakajima, les deux parties négocient une solution.

12. Termination des relations et remboursement du solde

Lorsque l'acheteur souhaite mettre fin aux relations, il doit soumettre une demande écrite par le biais de l'e-mail d'enregistrement à un contact enregistré. Toutes les commandes confirmées, produits réservés et autres frais dus doivent être finalisés et réglés avant la demande.

Une fois le règlement final effectué, Nakajima rembourse le solde initial d'achat restant dans les 7 jours ouvrables. Le remboursement est effectué en yens et, sauf disposition contraire, uniquement sur un compte bancaire appartenant à l'entreprise demandante ; les frais de remboursement et les frais bancaires intermédiaires sont à la charge de l'acheteur.

Pendant la continuation des relations commerciales, les retards de fourniture du fabricant, l'annulation de la livraison, le remboursement pour transport ou d'autres montants de retour sont comptabilisés dans le solde initial d'achat et ne sont pas remboursés par virement bancaire.

13. Notifications, responsabilités et traitement des litiges

Toutes les informations envoyées à l'adresse de courriel d'enregistrement du client, au disque partagé désigné ou au système SFE font office de notifications formelles. Le client a la responsabilité de confirmer ces informations sans retard. Les changements concernant le nom de la société, les contacts, les adresses e-mail ou les comptes bancaires pour le remboursement doivent être notifiés par écrit et entrer en vigueur après avoir été approuvés par Nakajima.

Si le client fournit des informations fausses, s'il tarde de payer sur une période prolongée, s'il fait des demandes illégales, enfreint les réglementations d'exportation ou d'importation, ou si le client cause un dommage grave à la relation commerciale, Nakajima peut mettre fin à la collaboration unilatéralement.

En cas de retards ou d'inexécution dus à des circonstances imprévues, telles que des catastrophes naturelles, une guerre, une épidémie, un mouvement de grève, une fermeture d'usine, une interruption de transport, des mesures douanières ou autres causes hors du contrôle de Nakajima, Nakajima ne prend pas en charge ces retards; Nakajima n'est également pas responsable des pertes de bénéfices de revente, des dommages à la réputation commerciale ou d'autres pertes indirectes subies par le client; si le client a déjà subi ou risque de subir une perte, Nakajima tiendra compte simultanément des informations pertinentes.

En cas de litige, les deux parties devraient d'abord tenter de résoudre le problème par des négociations. Si ces négociations échouent, la juridiction compétente sera un tribunal situé à Tokyo, préfecture du Tokyo.

Prêt pour commencer la collaboration ?

Veuillez soumettre d'abord une demande de transaction et remplir le maximum possible les informations sur la société, les pays de vente, les canaux de vente, les produits cibles, les codes JAN, les quantités prévues, le budget et l'expérience d'importation. Après validation, Nakajima vous enverra un acompte initial pour l'achat et des instructions bancaires.

Montant d'acompte initial d'achat : minimum 200,000 JPY

La soumission de la demande ne garantit pas l'approbation, le stock des produits, les prix ou les délais. Nakajima entrera en contact avec le client en fonction des informations fournies et des conditions réelles d'approvisionnement.